이메일에는 아주 편리한 기능이 있습니다. 특정인이나 제목으로 온 메일을 각각 지정된 메일함으로 분류해서 저장할 수 있는 기능입니다. 이 기능이 편리한 이유는 중요도에 따라 나눌 수 있어 처리해야할 업무를 놓치지 않을 수 있고, 불필요한 이메일은 걸러낼 수도 있답니다.

하지만 팩스에는 이런 기능이 없습니다. 그냥 수신된 순서대로 인쇄 또는 저장이 되는데요. 이 때문에 중요한 내용을 못 보고 지나치면서 나중에 곤욕을 치룬 경험이 다들 있으실 겁니다. 하지만 이제 그런 걱정할 필요가 없습니다.

U+ Biz 웹팩스에 팩스 수신 문서를 자동으로 분류해주는 기능인 ‘자동 서식 분류’가 생겼기 때문입니다.

자동 서식 분류 부가 서비스 신청은 웹팩스 서비스 로그인 후 -> 관리자 메뉴 -> 부가 서비스 신청에서 할 수 있습니다.

서비스 신청 후 이메일로 승인 확인 절차가 필요하며, 만약 빠른 서비스를 원한다면 고객센터로 연락하면 됩니다.

기능 사용을 위해서는 문서 서식 등록부터 해야 합니다. 서식 등록은 웹팩스 메뉴의 [관리자] -> [서식분류관리]에서 할 수 있습니다. 

참고로 서식은 총 3개까지 기본 등록이 가능하고 이후 1개 추가 시 2,000원이 부과됩니다. 많이 사용하는 서식을 구분하기 편리하도록 등록해줍니다. 

다음 작업은 서식 훈련입니다. 기존에 받았던 팩스 중 ‘사업자등록증’ 팩스를 ‘사업자등록증’이라고 인식시켜줘야 합니다. 

참고로 신분증처럼 전체가 이미지이고 흐릿한 것보다 ‘가입신청서’나 ‘사업자등록증’, ‘통장사본’과 같은 문서 형태의 인식률이 높습니다.

인식 방법은 간단합니다. 팩스 수신 리스트에서 ‘돋보기’ 버튼을 눌러 미리보기를 합니다.

미리보기를 하면 왼쪽 상단에 서식 리스트가 나오고 여기에서 ‘사업자등록증’을 선택 후 옆에 있는 ‘서식 훈련’ 버튼을 눌러 줍니다.

이러한 방법으로 기존의 수신된 팩스 중 ‘사업자등록증’ 팩스만 3~4회 진행해주면 완료 됩니다. 

사업자등록증 자동 서식 훈련 후 수신된 ‘사업자등록증’ 팩스입니다.

보시면 알 수 있듯 ‘사업자등록증(100%)’라고 인식되어 수신된 것을 볼 수 있습니다. 이제 사업자등록증을 내용으로 하는 팩스는 전부 이렇게 ‘사업자등록증’으로 분류가 되므로 편리하게 이용할 수 있습니다.