업무를 진행하다 보면 이메일에 첨부 파일을 넣는 경우가 있습니다. 예를 들어, 도면이나 계약서,디자인 파일 등 메일 본문에는 넣지 못하는 것들을 별도로 보낼 수 있습니다. 아마도 파일 첨부 기능은 많은 사람들이 알고 있으리라 생각합니다.

U+Biz그룹웨어의 이메일에도 파일 첨부 기능은 있습니다. 그러나 전문적인 이메일 기능이 아니기 때문에 파일 첨부 기능이 있다 하더라도 아주 기본적인 기능으로만 되어 있을 것이라 생각했다면 오산입니다.

U+ Biz 그룹웨어의 이메일 첨부 기능은 여타의 이메일 호스팅 못지 않은 기능이 있는데요. 지금부터 그룹웨어 이메일, 첨부 파일 넣는 방법 3가지를 알려드리도록 하겠습니다.

▶가장 기본적인 파일 첨부, 드래그 앤 드롭

이메일에 파일을 첨부하는 가장 기본적인 것은 내 PC에 있는 파일을 첨부하는 것입니다. 거의 모든 이메일에서 지원하는 방식이죠.

위의 화면은 이메일 쓰기 화면입니다. 여기에서 이메일 참조와 에디터 중간을 보면 파일 첨부 기능이 있는데요. 이 부분을 확대해 보겠습니다.

이 상태에서 파일을 첨부하는 방법은 간단합니다. 첨부하기 원하는 파일을 끌어다가 ‘내 PC’ 아이콘 위로 올려 놓으면 자동으로 첨부가 됩니다.

이때 첨부 파일의 크기는 20MB까지 넣을 수 있는데요. 20MB 이상의 파일은 대용량 메일로 전환해서 넣으면 됩니다.

▶자주 사용하는 파일은 웹 디스크를 이용

비즈니스를 하다 보면 자주 사용하는 양식이 있습니다. 계약서나 견적서, 사업자등록증이 그 예입니다. 이렇게 자주 사용하는 파일들을 매번 내 PC에서 찾아서 보내는 것도 번거로워질 때가 있는데요. 이때는 웹디스크를 이용하면 편리합니다.
웹디스크는 ‘웹하드’ 라고도 불리며 인터넷에 연결되어 있는 저장장치입니다. 인터넷에 파일을 저장해두고 언제 어디서나 불러 올 수 있다는 장점이 있습니다.

먼저 청구서.jpg라는 파일을 웹디스크에 올려 둡니다. 이렇게 올려두면 언제 어디서든 그룹웨어에 접속할 수만 있다면 파일을 다운로드 받을 수 있습니다.

청구서.jpg가 정상적으로 업로드 된 것을 확인할 수 있습니다. 이제 웹디스크에 있는 청구서.jpg를 이메일에 첨부해 보겠습니다. 이메일 첨부버튼 중 ‘웹디스크’를 선택합니다.

웹디스크를 선택하면 이렇게 웹디스크 탐색기가 새로운 창으로 뜹니다. 그리고 조금 전에 업로드한 ‘청구서.jpg’ 파일이 보입니다. 만약 보이지 않는다면 좌측에 있는 폴더명을 확인하고 내가 올린 파일이 있는 폴더를 선택하면 됩니다.

웹디스크를 이용하면 좋은 점은 두 가지입니다.
1) 같은 파일을 여러 번 첨부할 때 빠르게 첨부할 수 있다
2) 공유를 통해 다른 사람들도 같은 파일을 이용(첨부)할 수 있다.

하지만 웹디스크 첨부 형태에 주의해야 할 점은 바로 대용량 첨부를 못한다는 것입니다. 그래서 20MB 이하의 파일만 첨부할 수 있으니 참고하시기 바랍니다.

▶10GB의 추가 U+ Box

유플러스에서는 ‘U+ Box’라는 개인용 웹하드 서비스를 하고 있습니다. 가입만 하면 누구나 10GB의 공간을 사용할 수 있고, 스마트폰/PC에서 파일을 올리고 내려 받을 수 있으며 사진이나 동영상,문서 등을 자유롭게 저장하고 내려 받을 수 있습니다.

이 U+ Box도 그룹웨어와 연동시킬 수 있어 U+ Box에 있는 파일들도 메일을 보낼 때 첨부할 수 있습니다.이 기능을 사용하려면 U+ Box에 가입 신청을 하고 계정을 받은 뒤에 그룹웨어의 환경 설정에서 U+ Box와 연동을 해줘야 합니다.

환경설정에서 ‘개인정보 관리’ -> 외부계정관리로 이동을 합니다.

방금 전에 만든 아니면 기존에 보유하고 있던 U+Box 계정을 입력합니다. 정상적으로 입력을 했다면 이후부터는 그룹웨어와 U+Box를 연동해서 사용할 수 있습니다.

메일에서 U+Box의 파일을 불러오는 방법은 간단합니다. 첨부파일 기능 중 ‘U+Box’ 버튼을 클릭하면 웹디스크와 비슷한 모습의 새로운 창이 뜹니다. 위 화면에 보이는 것처럼 말입니다. 여기에서 파일을 선택하면 자동으로 첨부가 됩니다.

U+Box는 10GB나 되기 때문에 많은 문서 파일을 보관할 수 있습니다. 웹디스크와 마찬가지로 인터넷에 저장되어 있기 때문에 집과 사무실 어디에서라도 파일을 불러 올 수 있습니다. 반면 U+Box역시 한 번에 20MB 이상의 파일을 첨부할 수 없으나 하나의 파일을 첨부하고 대용량 방식으로 전환하면 최대 500MB까지 첨부할 수는 있습니다.

이상으로 U+Box 그룹웨어의 이메일 기능 중 파일 첨부하기 3가지 방법을 알아봤습니다. 500MB까지의 대용량 파일 첨부는 기본이고 인터넷에 저장된 파일을 불러와 저장하는 웹디스크와 U+Box를 활용하면 더 편리하게 사용할 수 있습니다.