이제는 전자계약의 시대! 기존의 ‘종이계약’에서 앞으로는 온라인에서 계약서를 작성/전송하고 서명처리까지 가능한 ‘전자계약’의 도입이 활발해 지고 있는데요. 그 중에서 U+ Biz ‘전자문서’가 다양한 업종에서 뜨거운 관심을 받고 있습니다.

그래서 준비한 U+ Biz 전자계약서 작성방법! 지난 시간 전자계약의 회원가입과 환경설정에 대해 알아봤는데요. 오늘은 3번째 시간으로 전자계약서 작성하는 방법과 주의점에 대해 알아보도록 하겠습니다.

U+ Biz 전자문서의 메인화면 입니다. 전자세금계산서, 전자수/발주, 전자계약, 전자견적 등 기업 간 계약에서부터 견적 및 발주, 계산서 발행까지 하나의 사이트에서 원스톱(One-Stop)으로 제공하는 전자문서 종합서비스입니다.

전자계약의 경우 다수의 입점 업체와 계약을 체결해야 하는 쇼핑몰이나, 매장/지점별로 계약이 필요한 프랜차이즈 업종을 중심으로 도입이 늘어나고 있는 추세입니다.

전자계약서를 작성하기 전 먼저 계약서 서식을 확인해야 합니다. 업무협약서, 대리점계약서 등 수 많은 계약서 서식들 중 원하는 계약서를 조회/선택할 수 있습니다. 회사 관리자가 회사에 사용할 서식을 등록하면 각 담당자는 [계약서 양식보관함]에서 원하는 계약서를 이용할 수 있습니다. [계약서 서식자료실]에서 회사서식을 내 양식으로 가져오거나, 직접 양식을 등록할 수도 있습니다.

전자계약 -> 계약작성 -> 계약서작성에서 등록된 양식을 이용하여 계약서를 작성해 보도록 하겠습니다. 계약서 작성은 1:1계약서와 다중계약서로 나뉩니다. 

오른쪽 하단 [계약서작성] 버튼은 1:1 계약서로 회사 대 회사간 계약 시 사용되며, [다중계약서]는 동일한 계약서를 여러 거래업체에게 동시에 선택해서 다중 발행할 때 사용됩니다.

[계약서작성]을 클릭 후 먼저 거래처선택을 해 주어야 합니다. 거래처선택은 거래처검색과 주소록검색을 통해 선택 가능합니다.

거래처검색은 U+ Biz 전자문서 서비스에 가입된 거래처 리스트에서 검색합니다. 업체명 또는 사업자번호로 검색할 수 있으며 업체에 담당자가 여러 명일 경우 사원리스트에서 올바른 담당자를 선택합니다. 이후 계약내용 작성을 클릭하여 실질적인 계약내용을 작성토록 합니다.

계약할 거래처를 선택했다면 이제 계약서 세부내용을 작성해야 합니다. 계약서 제목 및 계약일자, 계약금액, 계약시작/종료일, 결재자 등 기본정보를 입력 후 아래의 계약서 내용을 확인합니다.

추가적으로 계약업체 재선택과 미리보기 기능이 지원됩니다. 계약서의 기본정보와 계약내용 입력이 완료되었다면 [저장]을 클릭합니다. 이렇게 하면 정상적인 계약서 작성이 완료되어 해당 거래처로 송신하게 됩니다. [계약서 송신함]에서 확인 가능합니다.

지금까지 U+ Biz 전자문서의 전자계약서 작성방법에 대해 알아봤는데요. 이렇게 전자계약을 이용하면 각종 오프라인 문서 업무를 온라인에서 손쉽게 처리할 수 있으며, 계약 체결이 많은 업종의 업무 효율화를 높일 수 있습니다. 다음시간에는 전자계약의 진행과정과 전자서명에 대해 알려드리도록 하겠습니다.