[A to Z] 특정 메일, 자동분류는 할 수 없을까?

회사에서 이메일을 오래 사용하다 보면 거래처 또는 그룹별로 자주 오가는 메일 그룹이 생기기 마련입니다. 외부 거래처와 커뮤니케이션이 많다거나 많은 프로젝트나 캠페인을 동시에 진행하게 되면 그만큼 주고 받는 메일의 양도 급증하게 됩니다.

이때 거래처 또는 프로젝트 별로 이메일을 별도의 폴더로 분류를 하지 않고 그냥 한 번에 다 받다 보면 중간에 꼭 한 번씩 사고가 터지기 마련인데요. 직장 생활을 오래 하다 보면 이런 노하우는 누구나 생기게 되죠. 중요한 메일을 확인하지 못하거나 다른 프로젝트 관련 메일로 혼돈하는 바람에 일처리가 늦어지면서요.

이럴 때를 위해 U+ 그룹웨어에서는 메일 자동분류 기능을 제공하고 있는데 알고 계셨나요? 그것도 매우 다양한 조건에 대한 분류를 할 수 있습니다. 지금부터 자세히 알려드릴게요.

메일 분류에 앞서 먼저 편지함을 별도로 만들어 두는 것이 좋습니다. 그래야 분류하는 의미가 있을 테니까요. 새로운 편지함은 그룹웨어 메뉴 중 ‘사용자환경설정’에서 할 수 있습니다.

편지함에는 두 가지가 있습니다. 기본적으로 만들어진 ‘시스템 편지함’과 사용자가 임의로 생성 및 삭제할 수 있는 ‘사용자 편지함’입니다. 분류 메일을 시스템 편지함으로 넣어도 되지만 이러면 분류의 의미가 없으니 사용자 편지함을 만들겠습니다.

여기에서 ‘편지함 추가’ 버튼을 누르면 편지함 생성이 가능합니다.

편지함 이름을 입력합니다. 물론 알기 쉽고 명확한 이름을 넣어줘야 합니다. 여기에서는 ‘영업팀’이라고 하나 만들어 보겠습니다.

‘영업팀’이라는 편지함을 만들었습니다. 이 메일 사서함에는 영업팀으로부터 받은 메일만 넣어둘 목적으로 만든 것입니다. 이런식으로 분류에 따라 메일 사서함을 만들어 줍니다. 이제 기본적인 준비는 끝났습니다.

이제부터 본격적인 메일 분류 설정을 하겠습니다. 메일 분류는 편지함 관리 옆에 있는 ‘자동분류’ 메뉴에서 할 수 있습니다.

자동분류 메뉴로 오면 처음에는 아무 것도 없고 사용 설정도 되어 있지 않습니다. 여기에서 사용 설정을 ‘사용’으로 하고 ‘분류 추가’ 버튼을 누릅니다.

자동분류는 ‘제목’, ‘발송주소’, ‘수신주소’, ‘발송도메인’, ‘제목없음’, ‘영어숫자제목’ 이렇게 6개의 기본 필터링에 2개 이상의 혼합 설정까지 총 7가지 분류를 할 수 있습니다.

자동 분류는 딱 두 가지만 설정해 주면 됩니다. 특정 조건에 맞는 문구와 편지함입니다. 제목 분류에서는 메일 제목에 특정 단어가 포함되어 있을 경우 수신된 편지를 지정한 편지함으로 이동하는 기능입니다.

위의 예시에서는 이메일 제목에 ‘발주’라는 단어가 있으면 무조건 받은편지함으로 이동시키게 됩니다. 만약 앞서 개인 편지함에서 ‘발주서’라는 편지함을 만들었다면 그쪽으로 이동시킬 수도 있습니다.

발송 주소 분류는 보낸 사람의 메일 주소에 따라 메일을 분류하는 기능입니다. 이 기능은 특정 메일에서 같은 메일이 지속적으로 발송될 때 사용하면 유용합니다. 특히 스팸 메일을 걸러내는데 아주 유용하며, 전자세금계산서 등을 받을 때도 설정하기 안성맞춤입니다.

수신 주소에 대한 분류도 가능합니다. 나에게 오는 메일인데 왜 분류를 할까라고 생각할 수 있습니다만, 간혹 내가 참조로 설정이 되어 메일이 올 때가 있습니다. 이럴 때는 수신자가 내가 아닌 제 3자이지만 때에 따라서는 아주 중요한 메일일 수도 있을 것입니다. 이럴 때를 위해서 수신 주소에 따라 분류를 하고 메일을 별도로 수신할 수 있습니다.

발송 도메인 주소에 따른 분류는 보낸 곳에 따라 메일을 분류할 때 사용합니다. 특정인에 대한 구분이 아니라 특정 회사나 그룹에 따른 분류로 나눌 때 유용하게 사용할 수 있습니다.

제목이 없거나 영문과 숫자로만 이루어진 메일이 있습니다. 해외 거래처로부터 오는 메일이 아니라면 99%는 스팸메일입니다. 이런 것들은 별도의 필터 설정을 하지 않아도 기본적으로 스팸 편지함이나 휴지통으로 보낼 수 있습니다.

두 가지 이상의 설정을 한 번에 할 수 있습니다. 이렇게 설정을 하면 보다 정교한 분류가 가능해집니다. 예를 들어 특정 회사의 영업팀으로부터 온 메일만 특정 메일함으로 보내는 것이 가능합니다.

설정 방법은 간단합니다. 분류할 설정을 지정해 놓고 다음 분류 항목을 설정해주면 됩니다. 위의 예시를 보면, 제목에 ‘분류’가 들어가 있고 발송 주소가 ‘sales@lguplus.co.kr’인 곳의 메일을 ‘영업팀’ 편지함으로 보내라는 뜻입니다.

이런 식으로 설정을 통해 보다 편리하고 효율적인 메일 관리를 할 수 있습니다.

U+ 그룹웨어의 메일 자동분류에 대해 설명해드렸는데요. 나만의 다양한 규칙으로 쏟아지는 메일 홍수 속에서 쉽고 빠르게 분류할 수 있으니 잘만 이용한다면 퇴근 시간을 10분 정도는 앞당길 수 있고 메일로 인한 사고도 미연에 방지할 수 있을 것입니다.